Manuale Operativo - SIGEP

SIGEP Sistema di Gestione Economico Patrimoniale

SIGEP -SIstema Integrato per la Gestione Economico Patrimoniale - è il sistema informativo sviluppato ed utilizzato dal Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR) per la gestione contabile e scientifica della propria attività. Si articola in tre principali moduli software:

• Gestione Contabile
• Gestione Progetti
• Gestione Acquisti

La presente guida operativa ha lo scopo di descrivere le funzionalità del sistema sia per quanto riguarda le informazioni da esse gestiste, sia per quanto riguarda il processo amministrativo nel quale si collocano.

Sarà indicato, quindi, per ogni macroarea del Progetto:

• una descrizione sintetica degli argomenti trattati;

• i proccessi amministrativi coinvolti.

Per ogni macroarea, inoltre, saranno specificate:

• le singole funzionalità;

• le informazioni che esse gestiscono.

La Gestione Utenti riguarda le funzionalità utili alla creazione delle Utenze del Sistema, gestite in autonomia dall'Amministratore delle Utenze, presente evenualmente in ogni struttura organizzativa dell'Ente. Le regole di Accesso riguardano le modalità di ingresso nel Sistema da parte degli Utenti abilitati e l'Elenco delle funzioni rappresenta l'albero di navigazione utilizzabile all'interno del Sistema.

Le funzionalità che riguardano l'intero Sistema sono: Funzionalità di servizio e Configurazioni

Le macroaree del Sistema sono i Moduli Software Principali:

Gestione Contabile

La gestione del modulo Economico Patrimoniale riguarda tutte quelle funzionalità che, a partire dalla definizione del piano dei conti economico patrimoniale e dalla gestione del budget, portano alla generazione delle scritture contabili di Prima Nota e alla definizione dello Stato Patrimoniale Iniziale, al Prospetto economico e Stato Patrimoniale Finale, per lo specifico esercizio contabile. Le scritture di Prima Nota possono essere gestite e integrate/rettificate attraverso funzionalità manuali e, in alcuni casi, possono essere proposte o veicolate in modalità più o meno automatica configurando le gestioni che danno origine alla loro rilevazione. Rientrano in questo modulo software tutte le funzionalità utili alla gestione delle anagrafiche contabili, alla gestione del Budget, alla gestione della Prima Nota contabile e analitica, e alla gestione dei fatti amministrativi che generano Prima Nota e alimentano il Bilancio Economico Patrimoniale. Da tener conto che la gestione della Prima nota viene effettuata contemporaneamente ai fatti amministrativi per avere sempre una contabilità parallela e non derivata. I principali argomenti riguardano:

• Gestione delle anagrafiche necessarie;
• Gestione Budget;
• Gestione dei documenti amministrativi (fiscali e non);
• Gestione dei pagamenti e incassi;
• Gestione Prima nota (manuale e automatica);
• Gestione del Bilancio economico Patrimoniale;
• Integrazione a tutti gli argomenti che generano scritture contabili preventive e consuntive;
• Gestione Situazione di Cassa e Cassa Economale.

Gestione Progetti

La gestione dei Progetti riguarda uno degli argomenti più importanti del Sistema Contabile perché rappresenta il livello di analisi, di controllo e di consuntivazione che, insieme alle altre dimensioni, costituisce l’elemento di dettaglio presente in tutte le movimentazioni contabili, e in tutti i processi gestionali ad esse collegati. Il Progetto rappresenta l’elemento foglia della gerarchia delle Funzioni Obiettivo dell’Ente. Ha una sua anagrafica, che si colloca a livello elementare della gerarchia. Può essere descritto come un qualsiasi Progetto di Ricerca da rendicontare o un’attività Commerciale/Istituzionale da tracciare e controllare. Laddove la gestione dell’Ente, per un particolare aspetto o per la natura stessa dell’attività svolta, non dovesse essere progettualizzata la movimentazione lavora sulle altre dimensioni di gestione e l’analitica riceve informazioni automaticamente per il solo Centro di Costo. L’anagrafica dei progetti si compone fondamentalmente di due aspetti:

• Dati di rilevanza contabile utili al controllo e alla rendicontazione dei costi e delle entrate;
• Dati informativi e descrittivi, gestiti in autonomia dai relativi responsabili, che rendono complete le informazioni ai fini conoscitivi e di rendiconto dei progetti stessi.

Un Progetto, quindi, può nascere presso le strutture di Ricerca oppure direttamente nel Sistema Contabile (nel caso non si tratta di Progetto di Ricerca) e sicuramente ha un’identificazione precisa per quanto riguarda la Tipologia e le modalità di rendicontazione. Viene definito un Piano economico del Progetto (facoltativo), distinto per voci di spesa rispetto alla Rendicontazione e nasce, su questo punto, il primo eventuale livello di controllo della spesa. L’anagrafica viene completata per i due aspetti prima indicati (informativi, di integrazione contabile).

Il livello di controllo obbligatorio per un Progetto è costituito dalla sua indicazione all’interno del Budget Ufficiale, per il suo importo di spesa complessiva e per l’importo relativo al Progetto rispetto alle altre dimensioni contabili indicate e soggette a controllo.

Da tener presente che una parte dell’anagrafica Progetti sarà gestita in ACE (anagrafica centralizzata) e potrà essere anche decentrata. ACE si occupa anche di gestire la Gerarchia dei Progetti e la loro collocazione rispetto alla struttura organizzativa dell’Ente, definendo così anche ruoli in relazione al personale alloccato e/o utilizzato per lo svolgimento delle attività. Le principali funzionalità in SIGEP, rispetto a questo argomento, sono:

• Completamento Anagrafica dei Progetti per i dati contabili (piano economico);
• Controllo e rendicontazione dei Progetti.

Gestione Acquisti

La gestione del modulo Acquisti riguarda il processo di approvvigionamento dell’Ente che parte dalle richieste (funzionalità facoltativa) da parte delle singole strutture dell’Ente, procede con la definizione degli ordini di acquisto, laddove il budget supera i controlli di disponibilità impostati, e termina con l’evasione degli acquisti e l’integrazione ai documenti amministrativi. La fase di evasione degli ordini (non necessariamente coincidente con l’arrivo del documento amministrativo), veicola anche la gestione dell’inventario laddove si tratta di beni inventariabili. La gestione degli acquisti riguarda sia beni che servizi ed è strettamente collegata alla gestione dei contratti, da cui scaturiscono uno o più ordini di acquisto. La gestione degli acquisti, decentrata in termini di processo, potrebbe essere accentrata in termini di controllo budget e autorizzazione all’acquisto (i Punti Istruttori e Punti Ordinanti, come definiti dalla nuova normativa relativa al processo acquisti, in pratica potrebbero corrispondere alle strutture organizzative dell’Ente oppure essere accentrati per un controllo da parte degli uffici centrali preposti). Il processo di approvvigionamento, in un momento successivo, sarà collegato alla relativa procedura prevista in Scrivania Digitale e, in questo caso, il contratto/ordine sarà automaticamente veicolato in SIGEP al riscontro del positivo esito del processo automatico.

Le funzionalità principali di questo modulo sono:

• Gestione Contratti (per le informazioni mancanti);
• Gestione Ordini;
• Gestione consegne e riscontri con documenti amministrativi;
• Gestione Inventario;
• Gestione scritture automatiche di fine anno (compreso ammortamento inventario).